Comprendre les pièges de la gestion de projet avec des singes et des bananes

Réfléchir à un projet, c’est un peu comme regarder une publicité pour un nouveau robot-mixeur : tout a l’air beau, simple, facile à utiliser. Pourtant une fois qu’on le déballe chez soi, l’épreuve commence : à quoi sert chaque accessoire et où se fixe-t-il ? C’est le moment où on se rend compte que la publicité ne nous avait pas tout dit.

Gérer un projet, c’est exactement comme découvrir son nouveau robot-mixeur. Les pièges sont légion. Je pourrais vous l’expliquer avec un projet de dématérialisation de documents, avec des services comptables, finances, informatiques… mais ce ne serait pas très passionnant. A la place, prenons plutôt des chimpanzés, des gorilles et des ouistitis, et leur projet d’industrialiser leur production de bananes.

La Babouin S.A. est une entreprise familiale de production de bananes établie depuis deux générations dans la zone industrielle du Bosquet. L’entreprise abrite différents services :

  • Les gorilles produisent les bananes grillées Banan-o-grill.
  • Les ouistitis transforment les bananes en pâte à tartiner Bananella.
  • Les chimpanzés créent les fameuses chips de bananes Croquana.

Dernièrement, le marché de la banane s’est vu attaqué par la multinationale Panda. Barbara Babouin, la petite-fille du fondateur de la Babouin S.A., a le sentiment qu’il est temps de réagir et de réorganiser son entreprise de façon industrielle.

Comme elle n’a pas de temps pour s’en occuper, elle nomme Laurent Outang pour gérer ce projet. Elle lui explique brièvement la situation : « Laurent, tous nos services cultivent leurs bananes eux-mêmes. Ce serait sûrement mieux qu’on divise le travail entre les cultivateurs de bananes, qui ne font que ça, et les transformateurs de bananes. Je te laisse aller voir chaque service pour voir avec eux ce qu’il est possible de faire ».

Pourvu de cet ordre de mission, Laurent va voir Kong Gorilla, le responsable des bananes grillées.

Kong, Barbara m’a chargé d’un projet pour séparer la production et la transformation de nos produits.

Pourquoi faire ?

Pour mieux organiser l’entreprise. Tu peux m’expliquer rapidement comment vous procédez pour produire les Banan-o-grill ?

Facile. D’abord, on attend que les Batonbons soient mûrs et noirs.

Les Batonbons ?

Oui, comme dans ce champ, répond Kong en désignant un champ de bananes.

D’accord… fait Laurent. Et ensuite ?

On les met sur le grill. Et quand la peau est bien grillée, on emballe. On a d’ailleurs eu un problème sur la dernière fournée, alors je te laisse.

Laurent va ensuite voir Ouassim Ouistiti, le chef des bananes à tartiner.

Ouassim, Barbara voudrait réorganiser les différents services de l’entreprise. Peux-tu m’expliquer comment vous procédez pour produire le Bananella ?

Oui oui, alors voilà, d’abord on sort les Jaunards de leur pelure.

Les Jaunards ? demande Laurent.

Oui oui, comme celui-là, fait Ouassim en prenant une banane entre ses doigts.

D’accord, et ensuite ?

On les réduit en bouillie, ensuite on ajoute beaucoup d’huile, et puis voilà la Bananella est prête !

Du coup vous pourriez utiliser les mêmes fruits que produit le service de Kong ?

Ha non non non, alors là je t’arrête tout de suite ! Ce que font les gorilles n’a rien à voir avec nous ! Leur production utilise des Batonbons, et non pas des Jaunards, et en plus ils gardent la pelure alors que nous travaillons sans.

Laurent se rend ensuite chez les chimpanzés. Il est reçu par Chimène Chimpanzé, responsable de la production des Croquana.

Chimène, Barbara voudrait simplifier la production au sein des différents services. Tu peux m’en dire plus sur votre fonctionnement ?

Bien sûr. D’abord, on prend les bananes quand elles sont moyennement mûres. Ensuite on les découpe en rondelles. Puis on retire la peau, et on les frit délicatement.

Attends, attends… Vous retirez la peau après les avoir découpés en rondelles ?

Oui, bien sûr.

Pourquoi ne pas le faire avant, vous gagneriez du temps ?

Mais tu es fou ! Nous avons toujours fait comme ça depuis le début de l’entreprise ! Les Croquana n’auraient plus du tout le même goût si on faisait autrement !

Après ces trois premiers entretiens, Laurent persiste à essayer de faire avancer son projet. Il revient voir régulièrement les différents intervenants pour tenter d’unifier la production de bananes de la Babouin S.A. Mais impossible de les mettre d’accord. De son côté, Barbara Babouin est occupée à contenir la guerre de parts de marchés que lui livre la multinationale Panda. Deux ans plus tard, la multinationale Panda rachète la Babouin S.A.

L’incapacité de la Babouin S.A. à évoluer l’a fait disparaître.

Impossible dans votre business, n’est-ce pas, puisque vous ne vendez pas de bananes et que votre marché n’est pas dominé par une corporation de pandas ? Faux, archi-faux. La même menace pèse également sur votre marché, avec d’autres acteurs. Revenons sur les facteurs d’échec de ce projet :

  1. Laurent ne sait pas comment présenter le projet. Pourquoi ? Car le besoin de l’entreprise et le gain attendu du projet n’ont pas été définis.
  2. Kong n’a pas de temps à consacrer à ce projet. Pourquoi ? Car il est pris par le travail courant, et l’importance stratégique du projet n’a pas été communiquée au sein de l’entreprise.
  3. Chimène n’accepte aucun changement dans sa façon de faire. Pourquoi ? Car les métiers n’ont pas été impliqués dans la définition du projet, qui est donc vu comme une remise en cause de leur autonomie (refus du changement).
  4. Laurent est seul face aux réticences. Pourquoi ? Car Barbara, qui est commanditaire du projet, devrait l’accompagner régulièrement et résoudre les blocages métiers.
  5. Kong, Ouassim et Chimène n’utilisent ni le même vocabulaire (Jaunards, Batonbons), ni les mêmes processus (avec ou sans peau, en rondelles ou non). Pourquoi ? Car chaque service travaille de son côté, sans stratégie commune (théorie des silos).

Mais alors, comment mieux gérer un tel projet ?

  1. Nommer un sponsor membre de la direction, chargé d’accompagner le responsable du projet et résoudre les blocages.
  2. Définir le gain attendu pour l’entreprise via une analyse préliminaire.
  3. Libérer du temps pour les parties prenantes du projet.
  4. Elaborer un cahier des charges commun avec tous les métiers concernés.

Je profite de cet article pour vous informer d’un de mes projets qui est arrivé à son terme : l’écriture d’un livre consacré à la gestion de projet, paru aux éditions ENI. Vous y découvrirez l’intégralité des pièges à éviter au cours d’un projet, ainsi que toutes mes méthodes pour réussir votre projet, étape par étape !

Vous pouvez le commander en librairie ou directement sur Amazon.

Voici les titres principaux de la table des matières pour vous mettre l’eau à la bouche :

Chapitre 1 – L’enjeu des projets : s’adapter ou déposer le bilan
1. Mon entreprise est florissante, pourquoi évoluer ?
2. Opérer un changement, c’est simple : pourquoi faire un « projet » ?
3. Quels projets réaliser ?
Chapitre 2 – Tout projet est avant tout humain
1. Puis-je mener mon projet tout seul ?
2. Les rôles d’un projet et leur nécessité
3. Donnez à votre équipe les moyens de réussir
Chapitre 3 – Les outils du responsable de projet
1. Soyez efficace au quotidien
2. Maîtrisez l’art du contact humain
3. Manager, c’est être un leader charismatique et non un chef autoritaire
Chapitre 4 – Quels risques ?
1. Qu’est-ce qu’un risque ?
2. Identifiez les risques
3. Évaluez l’importance de chaque risque
4. Maîtrisez les risques
Chapitre 5 – Définissez le projet
1. Est-il vraiment nécessaire de définir un projet ?
2. Quatre principes pour ne pas faire, défaire et refaire
3. Comment définir un projet ?
4. Validez votre projet
5. Formalisez votre projet : le cahier des charges
Chapitre 6 – Planifiez le projet
1. Méthodologies : avantages et inconvénients
2. Quelle solution choisir ?
3. Planifiez votre projet
Chapitre 7 – Réalisez le projet
1. Communiquez
2. Testez
3. Que faut-il tester ?
4. Contrôlez
5. Déployez la solution
6. Clôturez vos projets pour les empêcher de déborder

Gardons le contact !