Pourquoi faire un cahier des charges ?

Vous êtes-vous déjà demandé si la tour de Pise aurait pu être construite droite et non penchée ? Si vous avez creusé un peu le sujet, vous savez qu’elle est située sur les terres argileuses de la plaine alluviale de l’Arno. Argileuses, donc instables.

Mettez-vous dans les sabots de l’architecte de l’époque (on n’est pas bien sûr de son identité, donc vous pouvez tout à fait revendiquer la paternité de la tour de Pise à condition que vous soyez né vers 1100). On vous demande une tour de 8 étages, on vous propose un terrain boueux… que répondez-vous ?

Imaginez maintenant votre prochain projet informatique : vous voulez un outil de gestion des contrats. Et vous le voulez maintenant, avec un coup de poing sur le bureau de votre équipe informatique. Pourtant, vous ne savez pas :

  • s’il y aura 50 ou 5000 contrats à gérer
  • qui parmi les 300 salariés de votre société devra y accéder : les comptables, la logistique, les RH…
  • faudra-t-il gérer uniquement les contrats-cadres, ou bien également les avenants ?

Voyez-vous le souci ? Le futur terrain de votre projet informatique est incertain. Disons même boueux. Boueux comme les terres argileuses de l’Arno. Bref, vous n’en savez pas assez pour commencer votre projet.

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Un projet informatique, c’est comme construire un bâtiment

Commencer à construire un projet informatique bille en tête, sans avoir d’abord formalisé ses besoins, c’est une garantie d’échec. Prenons l’exemple d’une demande récurrente :

« Je veux un moteur de recherche comme Google ».

Elémentaire, n’est-ce pas ? Une case pour le mot-clé, un bouton, et go ! Dans Excel, cela ne prend pas plus de 5 minutes. Et pourtant, ce n’est pas si simple. Pour bien comprendre la complexité d’un projet informatique, faisons le parallèle avec le domaine du bâtiment. Si on reformule la question initiale, on aurait donc de la part du client, appelons-le Alain Proviste, une question de ce type :

« Je veux une maison comme celle de Michael Jackson. »

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Imaginez-vous dans le rôle de l’architecte, Yvan Destours, qui doit répondre à cette demande :
– Mais Michael Jackson a eu plusieurs maisons, à laquelle pensez-vous en particulier M. Proviste ?
– A sa maison la plus connue enfin, faites un effort, je parle de Neverland.
– Et comme à Neverland, vous souhaitez un parc d’attraction et un zoo ? demande Yvan avec un haussement de sourcils.
– Non, pas de zoo, réplique péremptoirement Alain Proviste, qui sait ce qu’il veut. Par contre c’est quand même une bonne idée, le parc d’attraction, se radoucit-il. Et prévoyez les fondations pour d’autres bâtiments, on aura sûrement d’autres choses à ajouter mais on n’y a pas encore réfléchi.
– Bon, bon, concède M. Destours. Et concernant la maison, vous voulez une maison avec un bâtiment central sur deux étages, et deux ailes sans étage ?
– Oui, c’est très bien comme ça, par contre je veux que la maison soit entièrement de plain-pied.
– D’accord, donc un seul étage et pas de bâtiment central ?
– Ca peut être joli un bâtiment central, fait pensivement M. Proviste. Ecoutez faites-le et on verra plus tard si on l’enlève.
– Bon. Et combien de mètres carrés souhaitez-vous ?
M. Proviste évacue la question d’un revers de la main :
– Je ne sais pas, mettez-en un nombre raisonnable, ce n’est pas important.
– C’est très subjectif, « raisonnable », note Yvan Destours. A combien pensiez-vous : 60, 300, 2000 ?
– On verra plus tard, ne bloquons pas le projet avec de genre de détail.
– Et au niveau du budget ?
Pour le budget, c’est compliqué. On vient de refaire les papiers peints dans les toilettes, donc le budget « bâtiment » est quasiment épuisé pour cette année. Vous pourriez construire la maison et on débloque le règlement dès qu’on voit si ça correspond à ce qu’on voulait ?
Et à la fin de la réunion, sur le pas de la porte, Alain Proviste se frappe le front puis demande :
– Ha oui, j’allais oublier : ma maison actuelle sera vendue dans 3 jours, vous aurez fini ma nouvelle maison d’ici là, n’est-ce pas ?

Inimaginable pour un projet de construction immobilière, n’est-ce pas ? C’est pourtant ce qui arrive tous les jours dans le cadre de projets informatiques.

Un projet informatique a toujours l’air simple, sa conception ne l’est pas

Reprenons l’exemple en l’appliquant à un projet informatique, vous verrez que la similitude est frappante :

« Je veux un moteur de recherche comme Google », dit Alain Proviste, qui décidément a beaucoup de projets en ce moment.

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Diane Ostic, la responsable des développements informatiques, cherche à comprendre :
– A quel moteur de Google faites-vous référence, M. Proviste : la recherche de pages web, d’images, d’actualités… ?
– Au moteur de recherche des pages web, faites un effort enfin, c’est évident !
– Ce serait donc pour référencer des pages de votre site web, de votre site intranet ? demande Diane.
– Oui, et aussi les factures de la comptabilité et l’annuaire téléphonique. En fait, le mieux serait qu’il puisse chercher sur tout.
– Bon, bon concède Diane Ostic, se disant qu’on y reviendrait plus tard. Et concernant l’accès, ce sera uniquement en interne, depuis vos postes reliés à votre réseau interne ?
– Oui c’est très bien, du moment que je peux y aller depuis mon smartphone, c’est parfait.
– Ha, donc vous voulez pouvoir y accéder depuis l’extérieur ?
– Peut-être, peut-être, fait pensivement M. Proviste. Ecoutez faites-le et si ce n’est pas utilisé, on l’enlèvera plus tard.
– Vous ne souhaitez pas pouvoir rechercher par auteur ou date du document ?
– On verra plus tard, ne bloquons pas le projet pour des détails de ce genre.
– Et pour le budget ?
Pour le budget, c’est compliqué, on vient de renouveler 3 licences du pack Office pour le service comptabilité, donc notre budget informatique est quasiment épuisé. Vous pourriez faire le moteur et si ça nous convient on débloque le règlement ?
Et n’oublions pas le classique :
– Ha oui, j’allais oublier, on aura besoin de l’utiliser pour un audit qui commence demain matin, ce sera fini d’ici là, n’est-ce pas ?

Pour réussir un projet, il faut partir d’un besoin, et non d’une solution

Dans l’exemple immobilier ci-dessus, la demande de Mr Proviste d’avoir une nouvelle maison n’est pas un besoin (avoir du rangement, une maison mieux isolée), mais une solution (construire une nouvelle maison). C’est une erreur courante d’un demandeur pour qui c’est le premier projet informatique : le demandeur n’extériorise pas son besoin, mais directement la solution à laquelle il a pensé. Sauf que :

  1. la solution suggérée n’est peut-être pas adaptée à ses besoins, puisqu’il n’a pas clarifié ces besoins (maison trop petite ? mal isolée ? etc.)
  2. il a passé en revue un éventail de solutions forcément plus restreint que celles que pourra proposer un professionnel de la construction. Il a donc pu choisir une solution pensant que c’était la meilleure, mais seulement parce qu’il ne connaissait pas les autres (par exemple, construire une extension, isoler par l’extérieur, etc.).

Cahier des charges manquant, échec au tournant »

Revenons à notre tour de Pise.

Pour répondre à la question de savoir si elle aurait pu être construite droite, oui, elle aurait pu, si d’autres solutions avaient été étudiées :

  • ne pas la construire sur un terrain boueux, mais plutôt sur un plateau ou un contrefort rocheux
  • ne pas faire une tour, mais plutôt une pyramide ou un mausolée
  • consolider le terrain avec des pieux en chêne, comme à Venise
  • assécher le terrain
  • etc.

Mais pour réfléchir à ce qu’on aurait pu faire, il faut d’abord savoir ce qu’on veut faire. C’est exactement ça, le cahier des charges : regarder le nombril de son projet avant de commencer, pour être sûr d’avoir bien compris en quoi il consistait, son périmètre exact, à quel ventre il appartient, etc.

Mais y a-t-il vraiment besoin d’un cahier des charges ? Après tout, dans le cas de la tour de Pise, le contrat est rempli : les édiles voulaient une tour, ils l’ont, même si elle est un peu penchée. Il y a beaucoup d’autres vices cachés à ne pas avoir bien défini leur besoin :

  • délai : il a fallu 2 siècles pour terminer l’édifice
  • coût : outre les coûts de l’époque médiévale, les travaux modernes de consolidation ont coûté 30 millions d’euros dans les années 1990, puis à nouveau 7 millions dans les années 2000
  • qualité : pour compenser l’inclinaison, les étages successifs ont été construits en arc de cercle, ce qui signifie que si la tour se redresse un jour… elle risquera de s’effondrer du côté opposé !
  • motivation : plus un projet s’éternise, plus la motivation à le voir achevé s’étiole
  • satisfaction générale : la tour de Pise est certes une icône aujourd’hui, mais si on y réfléchit bien, c’est une icône d’inachevé, un hymne à l’impréparation, une ode à l’incompétence. Est-ce l’image que vous souhaitez voir votre société véhiculer à travers le monde ?

Vous n’avez pas envie d’un projet informatique « tour de Pise » ?

Une seule solution : faites un cahier des charges ! Et si vous ne savez pas comment faire, lisez les 9 questions à poser impérativement lors du recueil des besoins d’un projet.

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