La méthode en 7 points pour gagner du temps au travail

Avez-vous l’impression de manquer de temps au quotidien ? De devoir finir plus tard au travail car vous n’avez pas terminé les tâches que vous a données votre chef, de ne pas réussir à nettoyer votre maison à fond avant de recevoir des amis, de ne pas pouvoir rechercher cette maison qui vous fait envie ? Ces désagréments du quotidien peuvent se résoudre très facilement : en apprenant à organiser votre travail afin de gérer vos tâches et votre temps correctement. Continuez à lire pour apprendre à être efficace, et atteindre tous vos objectifs.

Abeille-gros-plan

Prenons l’exemple d’une liste de tâches (ou todo-list en anglais) assez courante :

  1. aller chercher le colis à la poste
  2. faire mes comptes
  3. descendre la poubelle
  4. lire le livre que m’a prêté tante Inette il y a 3 mois
  5. nettoyer la maison

En général, les 3 premières tâches sont faites, et les suivantes sont copiées d’une liste à une autre, mois après mois, année après année, sans autre avancée renversante que leur évocation pour les résolutions du premier de l’An.

Lion-endormi-gros-plan
Pourquoi ? Parce que sans contrainte, notre esprit paresseux repousse encore et toujours les tâches ennuyeuses, ardues ou complexes. Déculpabilisez-vous ! C’est le cas pour tout le monde : vous, moi, la voisine, Barack Obama. Pourquoi certains arrivent à faire plus de choses que d’autres ? Parce qu’ils sont organisés. Et voici comment procéder.

1) Déterminez les tâches à accomplir

Pour bien s’organiser, il faut avoir une vue complète du travail à accomplir, et donc dresser un inventaire exhaustif des tâches à réaliser. Faites le tour de toutes vos sources de tâches inabouties : ardoise dans la cuisine, post-its, rappels de calendriers que vous repoussez chaque mois au mois suivant… Ecrivez-les toutes sur le papier, sans réfléchir : on triera à l’étape suivante. Dans l’exemple ci-dessus, on trouverait alors deux autres tâches :

  1. aller chez le dentiste : vous vous en rappeliez grâce à une ordonnance de renouvellement qui traînait sur votre bureau, mais comme inconsciemment vous n’avez pas envie d’y aller, vous n’avez jamais vraiment matérialisé cette tâche.
  2. chercher un nouveau travail : là aussi, c’est une idée qui vous trotte dans la tête, il faudrait y réfléchir mais… je m’y mettrai demain.

2) Divisez les tâches

Pourquoi est-il facile de descendre la poubelle quand il est si difficile de se résoudre à nettoyer la maison ? Car dans un cas, il s’agit d’une tâche simple, je la fais, et dans 5 minutes j’en suis débarrassé. Alors que nettoyer la maison, quelle corvée insurmontable ! On ne sait même pas par quoi commencer tant il y a de choses à faire… et c’est là que réside le problème.

Nettoyer la maison, ce n’est pas une tâche, mais un ensemble de tâches. Pour pouvoir les accomplir, il est impératif de la diviser en tâches unitaires, qui correspondent chacune à une action unique. Il faut donc remplacer « nettoyer la maison » par :

  • 5a. passer l’aspirateur
  • 5b. laver le sol à la serpillère
  • 5c. nettoyer les carreaux des fenêtres

De même pour la recherche de travail :

  • 7a. vérifier les tendances actuelles pour les CV
  • 7b. refaire mon CV
  • 7c. publier mon CV
  • 7d. m’abonner aux alertes par e-mail

C’est ce qu’affirmait déjà René Descartes, dans son Discours de la méthode publié en 1637 :

« Diviser chacune des difficultés que j’examinerais, en autant de parcelles qu’il se pourrait, et qu’il serait requis pour les mieux résoudre ».

Si on vous demande pourquoi vous divisez à ce point votre liste de tâches, citez René, vous êtes sûr de faire votre petit effet.

Hache-decoupe-bois

3) Triez les tâches

Connaissez-vous le principe de Pareto ? C’est une observation d’un économiste italien du XIXe siècle, qui remarqua que 80% de la richesse d’une nation était détenue par 20% de sa population. Généralisé, ce principe devient :

« 80% des résultats (positifs ou négatifs) sont obtenus par seulement 20% du travail. »

Appliquer le principe de Pareto au quotidien révolutionne la façon de travailler, et l’efficacité au travail. Il faut savoir abandonner le principe du perfectionnisme, et accepter de ne pas faire les 20% restants pour réaliser un chef d’oeuvre. Car ce chef d’oeuvre vous coûtera 80% de temps en plus que ce que vous a coûté l’oeuvre… qui est parfaitement suffisante pour répondre à la demande qui vous a été faite ! Et avec le temps ainsi dégagé, vous pouvez réaliser beaucoup plus de choses.

Pour être efficace, il faut donc savoir :

  • supprimer les tâches inutiles
  • déléguer les tâches qui peuvent l’être (à son conjoint, à son équipe, à un prestataire…) : acceptez que cette tâche peut être faite d’une façon différente de la vôtre, mais dont le résultat est néanmoins acceptable, car conforme à votre demande

Dans notre exemple de liste ci-dessus, on peut donc supprimer la tâche suivante :

  1. lire le livre que m’a prêté tante Inette il y a 3 mois

… puisque si je ne l’ai pas faite à ce jour, c’est que je ne compte pas la faire (savoir dire non au moment du prêt aurait également été une bonne approche, et fera l’objet d’un autre article).

Une approche alternative peut être de déléguer cette tâche, par exemple à votre petite cousine qui adore lire, en lui demandant un résumé (écrit ou oral). N’oubliez pas de la récompenser d’un petit cadeau pour son aide : elle fait maintenant partie de votre équipe, vous pourrez avoir à nouveau besoin d’elle.

4) Estimez la durée des tâches

Pour chaque tâche, indiquez le temps nécessaire à sa résolution. Si vous avez correctement découpé vos tâches en actions unitaires, cette étape devrait être très rapide. Sinon, n’hésitez pas à redécouper vos tâches en sous-tâches.

Attention à être réaliste quant au temps nécessaire : trop de temps favorise la paresse, pas assez et c’est la démotivation assurée ! Ne vous alarmez pas si vos premières estimations sont loin de la réalité : plus vous ferez cet exercice, et plus vous deviendrez précis dans vos estimations.

Si la tâche prend moins de 5 minutes, faites-la immédiatement : la noter pour la faire plus tard vous prendra plus de temps (l’écrire, la relire, réfléchir à ce qu’il faut faire, la faire) que de la faire immédiatement. Par exemple : ranger vos relevés de comptes.

Notre exemple ressemblerait donc maintenant à la liste suivante :

  • [15m] aller chercher le colis à la poste
  • [10m] faire mes comptes
  • [5m] descendre la poubelle : je le fais tout de suite
  • [5m] demander à ma petite cousine de lire le livre que m’a prêté tante Inette il y a 3 mois : je le fais tout de suite
  • [40m] passer l’aspirateur
  • [20m] laver le sol à la serpillère
  • [10m] nettoyer les carreaux des fenêtres
  • [30m] aller chez le dentiste
  • [30m] vérifier les tendances actuelles pour les CV
  • [2h] refaire mon CV
  • [30m] m’abonner aux alertes par e-mail

5) Ordonnez les tâches

Différents facteurs sont à prendre en compte pour ordonner votre liste de tâches :

  • l’urgence, la présence d’une date limite (par exemple : payer les impôts)
  • le bénéfice attendu (par exemple, un gain financier en renégociant votre emprunt immobilier)
  • le temps nécessaire (par exemple, il peut être libérateur et également très motivant de traiter toutes les tâches d’une dizaine de minutes en une fois)

Si vous avez bien défini vos tâches, le seul risque qui pèse sur leur accomplissement, c’est la démotivation. Pour l’éviter :

  • exécutez en premier les tâches les plus ennuyeuses, les moins intéressantes. Ainsi, vous éviterez de les ruminer toute la journée pendant vos autres tâches, en se disant que ce sera barbant. En outre, une fois libéré de ces tâches, votre motivation ira croissant.
  • prévoyez des pauses (lecture, goûter, aller au parc, faire de la menuiserie…) : il ne s’agit pas d’être un forçat qui ne fait plus rien d’autre que travailler, mais d’être une personne efficace. Pour être efficace, une personne doit être équilibrée, et donc avoir des activités de loisir.
  • supprimez les distractions (e-mails, notifications de téléphone…) jusqu’à la prochaine pause
  • gardez du temps pour les imprévus
  • c’est toujours le premier pas qui coûte, forcez-vous à commencer ! Vous vous surprendrez ensuite à ne vous arrêter qu’à la fin de votre liste.
  • ne vous arrêtez jamais à la fin d’une tâche ! arrêtez-vous après 5 minutes passées sur la tâche suivante. Ainsi, vous aurez en tête toutes les idées pour finir cette tâche après la pause, dans une heure ou le lendemain… et il sera plus facile de se remettre à cette tâche.

En suivant ces recommandations, notre liste deviendrait donc :

  • [15m] aller chercher le colis à la poste
  • [30m] aller chez le dentiste
  • [10m] faire mes comptes
  • [10m] nettoyer les carreaux des fenêtres
  • [40m] passer l’aspirateur
  • [30m] vérifier les tendances actuelles pour les CV
  • [20m] laver le sol à la serpillère
  • [2h] refaire mon CV
  • [30m] m’abonner aux alertes par e-mail

6) Restez motivé

La télévision est l’ennemi n° 1 de l’efficacité. Isolez-vous pour ne pas être victime de son pouvoir anesthésiant… Karl Marx ne disait-il pas « La télévision est l’opium du peuple » ?

Karl-marx-1882

Sachez dire non si on vous impose de nouvelles tâches qui ne sont pas de votre ressort ou ne vous intéressent pas.

Barrez les tâches effectuées à la fin de la journée. Si votre liste est faite sur ordinateur, mettez une petite croix devant la tâche. C’est comme être sur un chemin de montagne : si lorsque vous vous retournez, vous ne voyez que du brouillard, alors que devant vous, il reste des kilomètres de chemin, vous ne serez pas motivé. Si au contraire vous pouvez mesurer le chemin parcouru en regardant l’immense liste des tâches déjà effectuées, vous repartirez d’un pas ragaillardi vers le sommet de la montagne !

7) Comment planifier à long terme : fixez des objectifs

Dniepr-barrage-ukraine-construction

On connaît les plans quinquennaux soviétiques, destinés à moderniser l’URSS à partir de 1928. On connaît moins les plans quinquennaux mis en place par la France à partir de 1946. Leur objectif était de relever les structures économiques du pays (industrie, agriculture, infrastructures) au sortir de la Seconde guerre mondiale, qui avait laissé un champ de ruines en Europe. Si un plan fonctionne pour un pays, pourquoi ne fonctionnerait-il pas pour un individu ?

Avoir un plan, c’est diriger tous ses forces vers un seul objectif final, sans se disperser, sans se poser la question de savoir si quelque chose a été oublié. Si votre liste commence à contenir de nombreuses tâches et qu’il vous faudra des semaines ou des mois pour la terminer, il est temps de passer à la vitesse supérieure : le plan général.

Pour concevoir un plan, il faut savoir où vous voulez aller, donc définir les objectifs et leur importance à vos yeux, par exemple :

  • augmenter mes revenus de 10% avant 2 ans. Tâches liées à la recherche d’un nouveau travail…
  • avoir une maison avec jardin avant 5 ans. Tâches : définir ma zone de recherche, définir le budget nécessaire, rechercher des maisons…

Attention à bien définir un objectif : il doit être précis, chiffré si possible, et atteignable, c’est la raison pour laquelle je n’ai pas écrit simplement « augmenter mes revenus », qui serait vague au possible.

Muni de cette liste d’objectifs, vous pouvez alors concevoir votre plan général sur 1 an, 1 mois, 1 semaine, 1 jour. Au fur et à mesure qu’une période se rapproche, vous la détaillerez.

Vous reverrez votre plan à chaque fin de période, par exemple tous les dimanche soir pour les objectifs hebdomadaires, pour biffer les tâches effectuées et planifier la semaine suivante. L’avantage de ce découpage est que vous libérez votre esprit des autres tâches de votre liste : seule compte la tâche en cours. Les tâches suivantes sont prêtes, et vous savez que vos objectifs sont pris en compte sans que vous les ayiez tous à l’esprit à tout moment. Vous avez l’esprit totalement libre… et donc efficace.

Le plan est la route, les tâches en sont les pavés, et les objectifs sont la vallée verdoyante avec une petite cascade irisée que vous voyez poindre au bout.

S’organiser, c’est la clé

Savoir s’organiser c’est être autonome, efficace, productif. C’est atteindre ses objectifs quotidiens, se sentir capable et compétent. Bref, c’est aussi améliorer son estime de soi et sa confiance en soi.

Karl Marx ne disait-il pas : « Travailleurs de tous les pays, organisez-vous ! » ?

Gardons le contact !